PRINCE2 biedt een methode die breed toepasbaar is, in allerlei branches en landen. Daarvoor hanteert PRINCE2 zeven onderliggende uitgangspunten ("principes") die hun waarde in de praktijk in allerlei omgevingen hebben bewezen. In deze zin is PRINCE2 een "best practice" methode. Hieronder bespreken we deze principes.

Voortdurende zakelijke rechtvaardiging

Voor elk project moet er een onderbouwing zijn ("justification"). Daarvoor geldt:

• Moet aanwezig zijn om het project te starten;
• Moet geldig blijven gedurende het gehele project;
• Moet gedocumenteerd en geaccordeerd zijn.

Leren van ervaringen

Projecten zijn uit hun aard uniek, als het routinewerk zou zijn, zou het beter als reguliere lijnactiviteit uitgevoerd kunnen worden! Juist hierdoor worden projecten vaak voor uitdagingen gesteld in organisatie en (technische) uitvoering. Het advies van PRINCE2 is daarom te onderzoeken of er wellicht al eerdere ervaringen zijn opgedaan op de gebieden waarop het project zich beweegt. Zoek daarom ervaringen bij het

• Starten van een project: Is er eerder iets vergelijkbaars gedaan in de organisatie? Zo nee: zoek dan externe ervaringen;
• Uitvoering van het project: Leg tijdens de uitvoering ervaringen vast, om hier in een latere uitvoeringsfase voordeel van te hebben;
• Afsluiten van het project: Projecten moeten hun ervaringen doorgeven aan de rest van de organisatie. Inzichten die wel geïdentificeerd worden maar niet worden doorgegeven dragen niet bij aan de ontwikkeling van de organisatie!

Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden

Projecten zijn mensenwerk. Goede planning en beheersing gaan niet werken als mensen niet weten wat van ze verwacht wordt of waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Projecten spelen zich vaak af in complexe omgevingen, waarbij meerdere afdelingen of meer dan één organisatie betrokken zijn. Het ligt voor de hand dat hier belangentegenstellingen aan de orde zijn.

Managen per fase

Het is uitzonderlijk dat mensen grote zaken kunnen overzien: grote hoeveelheden geld, veel verschillende activiteiten, veel risico's. Wat we beter kunnen is: grote hoeveelheden onderverdelen in kleinere die we wél kunnen overzien. Ook ver in de toekomst kijken gaat ons meestal niet goed af, we kunnen meestal wél de nabije toekomst redelijk overzien.

Het advies van PRINCE2 is:

• Verdeel het project in een aantal fases ("management stages");
• Plan het hele project globaal en maak per fase een gedetailleerd plan;
• Plan, delegeer, hou toezicht en beheers per fase.

Manage by Exception

Geen enkel project gaat precies volgens de planning. Wanneer er niets over afwijkingen van de planning geregeld wordt, ontstaat er een onwerkbare situatie. PRINCE2 adviseert:

• Delegeren tussen de verschillende management niveaus in het project. Voor elk niveau wordt vastgelegd in hoeverre mag afgeweken worden van een overeengekomen plan.
• Afwijkingen kunnen toegestaan worden voor de zes beheersaspecten waarmee een project gestuurd wordt. Voor het aspect kosten kan bijvoorbeeld afgesproken worden dat een projectmanager in een fase 10% mag over-of onderschrijden zonder dat te hoeven te escaleren. Dit heet 'tolerantie';
• Een escalatieprocedure in te richten die in werking treedt zodra een vastgelegde tolerantie overschreden dreigt te worden;
• Een controlemechanisme ("Assurance") in te richten zodat elke managementlaag er op kan vertrouwen dat de afgesproken procedures werken.

Productgerichte aanpak

De algemene term voor de deliverables van een project is in PRINCE2 "product". In projecten gaat het uiteindelijk om resultaten ("deliverables") en niet om activiteiten! Daarom adviseert PRINCE2 om in de planning uit te gaan van de op te leveren producten. De producten samen bepalen de scope van het project (alles wat gerealiseerd moet worden), en zijn de basis voor planning en control.

Door te denken in producten is het eenvoudiger om overeenstemming met de gebruikers te krijgen over het project: eenduidige omschrijvingen van producten die door gebruikers worden goedgekeurd dragen ertoe bij dat het project uiteindelijk bruikbare resulaten, waarmee de Business case gerealiseerd kan worden, tot stand brengt. Voor het definiëren van producten heeft PRINCE2 een handzaam formaat ter beschikking, de Product Description (Productbeschrijving) waarmee ieder product eenduidig gedefinieerd wordt.

Op maat maken voor de project­omgeving

Bij het toepassen van PRINCE2 kunnen twee fouten gemaakt worden: te star, wat leidt tot bureaucratisch en mechanisch werken, en te los, wat leidt tot PINO: Prince In Name Only… Het grote voordeel van PRINCE2 is dat de methode generiek en flexibel is en ontworpen met aanpassing in het achterhoofd.

PRINCE2 thema's

Een thema geeft antwoord op de vraag "HOE moet ik iets doen". Ongeacht de methode van projectmanagement zal elke professionele projectmanager in een project moeten organiseren, wijzigingen moeten managen etc. De zeven Thema's van PRINCE2 geven een praktische benadering van de manier waarop dit het beste kan. De manier waarop PRINCE2 deze thema's behandelt is op een geïntegreerde manier en in samenhang met de Processen van PRINCE2.

De zeven Thema's zijn:

1. Business-Case
   Is het idee dat aan dit project ten grondslag ligt voldoende om een investering te doen? Blijft gedurende de loop van het project de beslissing om te investeren valide?
2. Organisatie (Organization)
   Welke rollen en verantwoordelijkheden onderkennen we in het project? Hoe schakelen we het lijnmanagement van de organisatie op de juiste manier in? Hoe regelen we de samenwerking tussen Project Manager en uitvoerders, intern en extern?
3. Kwaliteit (Quality)
   Hoe zorgen we ervoor dat het project inderdaad producten oplevert die aan de eisen en wensen van de gebruikers zullen gaan voldoen? Hoe gaan we van de initiële, vaak vage voorstellingen van resultaten, naar specificaties die helder weergeven wat gewenst is, en hoe zorgt het project ervoor dat deze ook werkelijk ontwikkeld en opgeleverd worden?
4. Plannen (Plans)
   Plannen zijn de basis voor alle beheersing in een project. Welke soorten plannen zijn er, wat moet in een plan, en welke technieken kan een projectmanager gebruiken om plannen te ontwikkelen?
5. Risico (Risk)
   Projecten hebben bijna altijd meer risico dan "gewone" lijnactiviteiten. Hoe kan projectmanagement de onzekerheden die met het project samenhangen beheersen?
6. Wijziging (Change)
   Elk project krijgt te maken met onverwachte gebeurtenissen, waaronder wijzigingsverzoeken en kwaliteitsproblemen. Het thema Wijziging geeft algemene richtlijnen voor de manier om hiermee om te gaan.
7. Voortgang (Progress)
   Elk project werkt volgens plannen. Het thema Voortgang geeft richtlijnen voor het goedkeuren van plannen, het monitoren van voortgang tegenover een vastgesteld plan, en geeft aan hoe te handelen als de uitvoering afwijkt van een goedgekeurd plan.

Introductie van de Processen

PRINCE2 beschrijft het managementwerk dat in een project plaatsvindt in 7 processen. Elk proces beschrijft de activiteiten die op managementniveau worden uitgevoerd.

In hoofdlijnen verdelen we een project in de volgende stappen:

Pre-project

De aanloop naar een project. Hierin wordt het proces Starting up a Project uitgevoerd. Hoewel hier al wel managementacitviteiten worden uitgvoerd is er geen sprake van een management fase: er is geen opdracht, Business case en budget en er is dus ook nog geen project!

Initiatiefase

De voorbereiding van de uitvoering waarin inrichting en planning plaatsvinden: het proces Initiating a Project;

Uitvoeringsfases

Het feitelijk "maken"van de producten die het project moet opleveren vindt plaats gedurende één of meer managementfases. In deze fasen spelen de processen Controlling a Stage en Managing Product Delivery. De overgang tussen de fasen wordt beheerst met het proces Managing a Stage Boundary.

Laatste Uitvoeringsfase

Tijdens de laatste fase waarin producten worden ontwikkeld moet ook de overdracht van de producten en de afsluiting van het project plaatsvinden. Dit wordt beheerst met het proces Closing a Project. PRINCE2 kent dus geen afzonderlijke afsluitingsfase, en al helemaal geen nazorgfase!

Het proces Directing a Project is gedurende het hele project op bepaalde momenten actief.

De processen van PRINCE2 beschrijven managementactiviteiten die door de verschillende managementniveaus in het project uitgevoerd moeten worden. Uiteraard is dit slechts een deel van de activiteiten die de verschillende deelnemers aan het project uitvoeren. Dat betekent dat de processen van PRINCE2 als het ware op de achtergrond ("slapend") aanwezig zijn en pas actief worden wanneer er een specifieke gebeurtenis optreedt die als trigger voor een activiteit in een proces werkt. In het volgende overzicht worden de processen en de verschillende triggers weergegeven. Processen in PRINCE2 bestaan uit een aantal (management) activiteiten die in een bepaalde volgorde uitgevoerd worden. Met de laatste activiteit in een proces wordt een volgend proces geactiveerd.